Hvad er en AI-mødemakker?

En deltager med en afgrænset rolle

De fleste mødeværktøjer arbejder i baggrunden. De optager måske lyd, laver en transskription og producerer et resumé, når mødet er slut. En AI-mødemakker har en anden rolle. Den præsenteres som en del af arbejdsformen og kan blive inviteret ind i selve samtalen, når deltagerne ønsker et ekstra perspektiv.

Det betyder ikke, at AI skal tale meget. Tværtimod fungerer rollen bedst, når den er tydeligt afgrænset. Makkeren lytter det meste af tiden. Den kan for eksempel blive bedt om at pege på en uklarhed, samle de muligheder der allerede er nævnt eller formulere det spørgsmål, gruppen mangler at besvare.

Den praktiske forskel er derfor ikke kun teknologien. Det er mødeadfærden omkring den: åbenhed, en enkel invitation og menneskelig kontrol.

AI-mødemakker, referatværktøj eller chatbot?

Et referatværktøj dokumenterer

Et traditionelt AI-referatværktøj fokuserer på at registrere det sagte og skabe noter bagefter. Det kan være nyttigt, men det hjælper ikke nødvendigvis gruppen med at opdage en modstridende antagelse eller et manglende næste skridt, mens samtalen stadig er i gang.

En chatbot svarer på prompts

En generisk chatbot kender normalt kun den tekst, som nogen indsætter. Den har ikke automatisk en stabil rolle i mødet og ved ikke, hvornår den bør holde sig tilbage. Den kan være god til efterbehandling, men arbejdsformen skal opfindes fra gang til gang.

En mødemakker forbinder de to situationer

En mødemakker kan både bidrage med et kort perspektiv under samtalen og organisere resultatet bagefter. Rollen bør være ens fra møde til møde: lyt, vent på invitation, svar kort og adskil intern analyse fra det materiale, der eventuelt skal deles med andre.

Hvad kan den hjælpe med under mødet?

En mødemakker bør ikke afgøre, hvem der har ret, eller træffe beslutningen. Den kan derimod støtte den fælles tænkning med små, kontrollerede bidrag:

• opsummere de valgmuligheder, deltagerne allerede har nævnt,
• pege på et åbent spørgsmål eller en antagelse, der bør afklares,
• gentage en beslutning i præcist sprog, så gruppen kan bekræfte den,
• foreslå ét relevant opfølgende spørgsmål,
• holde styr på emner, der parkeres til senere.

Det bedste bidrag er ofte kort. Hvis AI-svaret kræver et langt oplæg, kan det flytte opmærksomheden væk fra deltagerne. Makkeren skal støtte samtalen, ikke blive centrum for den.

Hvad sker der efter mødet?

Efter mødet kan det samme materiale organiseres efter formål. Et internt arbejdsnotat kan indeholde beslutninger, risici, åbne spørgsmål, ansvar og frister. En kundevendt eller ekstern opsummering bør være smallere og kun indeholde godkendte oplysninger, der er relevante for modtageren.

Opdelingen er vigtig, fordi rå transskription, intern vurdering og ekstern kommunikation ikke er det samme. Læs den praktiske guide til at gå fra mødenoter til ansvar og næste skridt.

Åbenhed og menneskelig kontrol

Alle deltagere bør vide, at AI indgår i mødet, og hvad den bruges til. Organisationens egne regler og den valgte tekniske opsætning afgør, hvordan lyd, tekst og noter må behandles. Mødemakkeren er ikke en skjult optager.

AI-output kan indeholde fejl. Navne, tal, datoer, aftaler og formuleringer til eksterne modtagere skal derfor kontrolleres af et menneske. En kladde er et arbejdsprodukt, ikke automatisk et godkendt referat.

Hvornår giver arbejdsformen mening?

En AI-mødemakker er især relevant, når møder rummer mange beslutninger, muligheder eller opfølgninger, og når mødelederen både skal være nærværende og holde styr på resultatet. Den er mindre relevant i samtaler, hvor brug af AI ikke er passende, eller hvor et enkelt manuelt notat allerede løser opgaven.

Start med én tydelig opgave i stedet for en lang ønskeliste. Det kan være at samle beslutninger og ansvar eller at markere åbne spørgsmål. Når deltagerne kender rollen, kan arbejdsformen justeres ud fra faktiske møder.